你知道正式email怎么写吗?

　　电子邮件是工作场合内外使用最广泛的沟通方式之一。由于它的速度和效率，无论你的学术、职位或行业，你都会使用电子邮件。但是，你知道正式email怎么写吗?平时大家给朋友和家人写日常的电子邮件，但是很少发送正式的英文邮件，除非与老师的学术交流、申请批示、工作或其他特殊所需。因此，很多同学都烦恼，一份正式的电子邮件怎样写呢?

　　当你给不太熟悉的人发邮件时，给老师、老板、商务联系人、政府机构，或其他正式的收件人，通常需要发送正式的邮件。这时需要遵循一些简单的写作原则，让你的信息简明扼要，还要注意邮件的风格、语气和email格式。在一些商务场合，使用正式的商务邮件也是不错的选择。如果你不确定是要发正式的邮件还是非正式的邮件，通常发送正式的邮件会更好。接下来给大家详细介绍一下正式的英文邮件格式与结构，讲一讲英文邮件写作中的注意事项。

　　CONTENT目录

　　正式的邮件是什么?

　　Formal email与casual email有什么区别?

　　英文邮件的结构

　　商务英文email格式

　　电子邮件怎么写：注意事项

　　1.正式的邮件是什么?

　　一封正式的电子邮件(formal email)通常是发给你不太了解的人或权威人士。例如，你可能会给你的教授、政府官员，甚至是与你合作的公司发一封正式的电子邮件。

　　如果你的工作场所是一个非常正式的环境，除非你被告知用非正式的邮件，否则就一定给你的老板和同事发正式的邮件。如今，许多工作场所正在向更随意的环境转变，这通常也体现在电子邮件交流上，也就意味着有些工作场合和工作关系，你可以使用较为日常的邮件交流。如果你不确定到底用哪种邮件沟通，那就去问问身边的同事或者领导。

　　2.Formal email与casual email有什么区别?

　　正式的电子邮件不同于日常的电子邮件。一封日常的电子邮件通常是发给你很熟悉的人，和你关系很好的人，比如朋友或家人。当你发送一封日常的邮件时，你不需要担心email格式和语气。

　　事实上，正式邮件和非正式邮件的部分区别在于格式与结构。正式的电子邮件有明确的称呼(邮件的开头部分)、署名部分、开头句、正文与结尾。你在正式邮件和非正式邮件中使用的语言也不同。在写formal email时，需要尽量避免使用俚语、缩写、表情符号和其他非正式表达方式。正式邮件中的语气也不一样。Casual email甚至可能没有完整的句子或正确的语法，但正式的电子邮件一定要保证句子通顺完整，没有语法拼写等小错误。

　　下面是一个正式电子邮件语言的例子：

　　The meeting is scheduled for October 15th at 10:00 a.m.All students must attend.Your project updates are needed.

　　比较这封邮件中的正式语言和非正式电子邮件语言：

　　Required meeting—Oct 15,10:00 a.m.Updates needed.See ya there.

　　上面两封email中的内容是一样的，但第一封邮件的语气要正式得多。注意非正式邮件例子中的不完整句子、俚语和表情符号。

　　3.英文邮件的结构

　　非正式的电子邮件通常可以发送得很快，不需要过多的注意email格式用语等，而写正式的电子邮件通常需要多一点思考和多一点时间，需要仔细考虑电子邮件每个元素。考虑到这一点，让我们仔细看看正式的英文邮件的结构：

　　一、主题

　　主题栏是读者在收件箱中看到的内容。如果主题行有误导性或缺少信息，你的电子邮件可能不会被阅读。邮件甚至可能被发送到垃圾邮件。你的英文邮件越正式，你的主题栏就应该越详细，但是要注意主题栏不应太长。

　　下面是一个商务英文邮件主题栏的例子：

　　Required Student Meeting:October 15th,10:00 a.m.

　　比较一下这个非正式的邮件主题栏：

　　Upcoming Meeting

　　通过上面的例子，可以看出第一个主题栏提供的信息更丰富，也更完整。非正式的主题，发送给你很熟悉的人，只是触及主题。

　　二、称呼

　　称呼直接指向你要发送邮件的人。它总是在正式的电子邮件中使用，但有时会在非正式的邮件中跳过。下面是一些正式和非正式称呼的例子：

　　①正式英文邮件的称呼：

　　如果你要给一群人发邮件，那就要用群发的称呼。例如：Dear Students,

　　如果你已经知道了你想要发送邮件的人的名字，那么把他们的名字和任何职务一起加上是合适的。例如：Dear Professor Smith,

　　如果你不知道你要联系的人的名字，你应该尽可能的寻找收件人的信息。实在不行，可以把英文邮件的主题改成你想要联系的人的职称也可以(但效果可能会不太好)。例如：Dear Human Resources Director,

　　如果你不知道别人的名字或头衔，在极少数情况下也可以使用这种称呼：To whom it may concern,

　　②非正式英文邮件的称呼：

　　集体的非正式称呼：Hey Class!

　　对个人的非正式称呼：Hello Taylor,

　　正如你所看到的，正式的和非正式的称呼是非常不同的。

　　三、英文邮件开头

　　一封正式英文邮件的开头通常需要发送者介绍自己。相比之下，非正式邮件是发送给你认识的人，不需要介绍。

　　下面是一个正式英文邮件开头的例子：

　　My name is Jordan Smith.I am the professor of Statistics for XYZ University.This message is for all current students.

　　四、英文邮件正文

　　正式英文邮件的正文通常会详细阐述邮件的目的。在非正式的电子邮件中可能不需要详细说明。虽然正文包含了详细的信息，但在正式的电子邮件中，清晰简洁的书写是很重要的。记住，你的读者不熟悉你，可能不熟悉你的主题。你不希望你的电子邮件收件人误解了重要的一点。

　　五、英文邮件结尾

　　如何结束一封正式邮件也同样重要。由于英文邮件结尾是收件人最后看的内容，所以你的邮件结尾会给收件人留下持久的印象。一个好的正式邮件结尾也能提醒读者你是谁，应该包括你的全名、联系方式和头衔(如果需要的话)。

　　相比之下，对于非正式的邮件，邮件结尾可能是非常随意的。在某些情况下，如果收件人是你很熟悉的人，你甚至可以省略邮件结尾部分。

　　一封正式邮件最常用的结束语是“Sincerely”。这可能是一种常见的结尾，但也是一种恰当的结尾。下面是一个正式的英文邮件结尾的例子：

　　Sincerely,

　　Jordan Smith

　　Professor of Statistics,XYZ College

　　[Email address goes here]

　　[Phone number goes here]

　　4.商务英文email格式

　　如何格式化和组织你的商务英文邮件是很重要的。编写一封正式的电子邮件时，需要注意以下几点：

　　(1)使用专业的电子邮件地址

　　你的电子邮件地址应当是你真实姓名的变体，而不是用户名或昵称。使用句点、连字符或下划线来确保电子邮件地址只包含你的名字。如果可以的话，不要使用额外的数字或字母。比如说：

　　coolguy007 theemail.com(看起来很不专业)

　　Meredith.Athena.Calhoun theemail.com(这个看起来就很专业了)

　　(2)坚持使用专业字体

　　如今，大多数电子邮件服务都提供多种字体和文本样式选择。但是，对于formal emails，使用一些保守的字体，比如Times New Roman和Arial。避免使用像Comic Sans字体或古英语这样的装饰性字体。另外：

　　电子邮件用易读的字体大小，比如12号。

　　避免特殊样式，如斜体、高亮显示或多色字体，除非邮件的内容和目的需要使用这些字体。

　　不要全部使用大写。这些会让你看起来像是在对收件人大喊大叫。

　　(3)使用简短而准确的主题

　　在主题栏中使用关键词，用几个字准确地暗示你所写的内容。这有助于确保读者不会因为缺少主题行、过于模糊或暗示邮件不重要而忽略你的邮件。

　　例如，“Quick question”，“Contacting you”或者“Email about an important matter”，这样的主题太模糊或太明显而没有用处。

　　“Schedule,Guest List,Lunch Requests,and Meeting Overview for April 16th”，这样的主题篇幅太长，涵盖了多个主题。

　　“Meeting RE:damaged escalator on April 16th”，这样的主题简明扼要，提醒收件人一个主要的主题和一个特定的日期。

　　(4)邮件正文

　　这部分解释了电子邮件的主要信息。写一封正式的邮件，要使用正确的语法和完整的句子。

　　(5)邮件结尾签名部分

　　你的邮件结尾应该是正式的。应该使用你的姓和名，如果你是代表一个组织写邮件，并且你知道你要发送邮件的人的头衔，那么就使用它。

　　5.电子邮件怎么写：注意事项

　　确定你的邮件写作目标

　　在你写邮件之前，问问自己，你希望收件人读完邮件后做什么。你的邮件要以写作目的为中心。例如，如果你想让收件人看你附上的一份报告，让他们知道这份报告是什么，为什么你需要他们看报告，你需要什么样的反馈，以及你什么时候需要完成这项任务。

　　考虑你目标读者

　　当你写一封电子邮件时，确保你的语气与你的读者相匹配。例如，如果你要给一位从未谋面的商务主管发邮件，要用正式的商务邮件沟通，不要有任何笑话或不正式的内容。另一方面，如果你要给一个关系不错的同事发邮件，你可能会使用不那么正式的，更友好的方式。

　　保持简洁

　　收件人可能没有多少时间来通读你的邮件，所以在不遗漏关键信息的情况下，尽可能地使它简短。不要一次写太多的主题，这样会使你的邮件冗长，难以阅读和采取行动。编辑邮件时，删除与主题无关的信息。使用简短、简单的句子，去掉多余的词和无关的信息。这将使你的电子邮件更短更容易阅读。

　　添加必要的附件

　　如果你需要包含任何附件，确保在邮件正文中提到它们，让收件人知道它们包括在内。要有礼貌，尽量减少附件的数量及其文件大小，并使用通用的或广泛兼容的文件类型。

　　确保电子邮件不包含任何敏感信息

　　永远记住，电子邮件不是一个安全的通信系统。电子邮件服务器可能会被黑客入侵，或者你的收件人可能有意或无意地分享你不想被泄露的信息，比如，避免在邮件中包含密码、帐号和机密信息。

　　检查你的电子邮件

　　一封没有错误的邮件能体现出你的勤奋和专业精神。在你发邮件之前，花点时间检查一下有没有拼写、语法或句法错误，当然，你也可以选择ww w.cieae.n et来完成检查。商务英语邮件中切忌不要使用表情符号，俚语等。另外，再次检查，确保你包含了你可能在邮件中引用过的附件。如果这是一封给重要利益相关者的重要邮件，你可以在发送之前让你的直接上司或信任的同事看一遍。

　　使用恰当的礼仪用语

　　一个礼貌的问候和结尾听起来友好和礼貌，开头可以用“Dear”，结尾用“Best wishes”，“Regards”等。此外，要体谅收信人和他们的时间。例如，除非是紧急情况，否则不要在他们休假期间或下班后给他们发邮件要求做什么。

　　记得要跟进邮件进度

　　大多数人每天都会收到好几封电子邮件，所以他们可能会错过或忘记回复你的邮件。如果收件人在两个工作日内还没有回复，可以考虑再发一封友好的后续邮件。

　　你可能没有写商务英语邮件的经验，但是如果你需要写一封正式的邮件，那么学会英文电子邮件怎么写是很重要的。正式与非正式的电子邮件有很大的不同。一封正式的电子邮件应该有合适的结构、格式和语气。掌握英文邮件格式与结构之后，写一封正式的电子邮件并不难。既然我们已经解释了关于商务英语邮件的写作格式、注意事项等，那么你就可以开始规范化写作，并且发送你自己的电子邮件了。祝你好运!